Психология/Социальная психология

Как применяя тайм-менеджмент, повысить свою эффективность в 2 раза?

Затягивание проекта, смещение сроков и бесконечный список дел, который, кажется, становится только длиннее с каждым днем - все это слишком часто встречается как в личной жизни, так и на работе. Чтобы научиться всё успевать, без ущерба себе любимому, нужно освоить тайм-менеджмент.

Почему тайм-менеджмент важен для эффективной работы?

Уже ни раз было доказано, что оптимизация личного времени способна повысить эффективность работы в 2 раза! Существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды.

Три конкретных навыка отделяют успех от провала в тайм-менеджменте:

Осведомленность: реалистичное мышление о своем времени, понимание его пределов.
Организация: разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
Адаптация: отслеживание использования времени при выполнении действий.

Почему практика тайм-менеджмента в 9 из 10 случаев оказывается провальной?

Все три вышеописанных навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем. Только составление расписания и планирование не поможет стать эффективным. Обязательно нужно уделять внимание всем 3 пунктам. Это объясняет, почему большинство тех, кто осваивал тайм-менеджмент так и не добились успеха. Они просто никогда по-настоящему не продвигались к тому, чтобы стать отличными менеджерами своего времени.

Совершенно неправильно делать упор на отслеживание своего времени и забывать об организации процессов. С другой стороны осведомленность и адаптацию невозможно развить без прямого вмешательства. Навыки осознания помогают понять, насколько часто вы откладываете дела на потом, а навыки адаптации показывают, как хорошо вы умеете расставлять приоритеты.

Данные научных исследований показали, что стремление к многозадачности на самом деле не связано с навыками управления временем. Поэтому, все кто пытался сделать больше за ограниченный срок “выгорали” и бросали тайм-менеджмент на полпути.

Также многие переоценивают свои силы и возможности в управлении временем. Менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Самооценка, как правило, составляет лишь 2% различий от фактических навыков управления временем. Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями ученых об отсутствии у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерских качеств.

Как улучшить свои навыки управления временем

Глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ понять, как управлять временем.

Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на продуктивный тайм-менеджмент:

Развивайте точное самосознание своих навыков тайм-менеджмента. Этого можно достичь с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от окружающей общественности (коллег или начальства), установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.
Признайте, что предпочтения имеют то же значение, что и ваши возможности Осознание своих предпочтений, стремление к многозадачности или проактивности, могут указать два путь. по которому нужно двигаться. Нужно стремиться к тому, чтобы ваши усилия в направлении тайм-менеджмента не противоречили существующим привычкам. Помните, что навыки являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают скорейший результат поставленной цели.
Расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это кажется очевидным, ключевой момент здесь — избегать самосовершенствования, и “распыления” усилий по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты, сосредоточившись на насущных потребностях.
Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры.
Важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики — не конечная цель.
Развитие навыков осведомленности. Делать что-то хорошо, не значит делать это быстро. Нельзя стремиться только к скорости, нужно делать упор на качество. В общем и целом, эти два момента имеют решающее значение. Стремление к скорости ради без улучшения качества контрпродуктивно и наоборот.
Найдите время максимальной производительности. Разбейте свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
Относитесь к своему времени, как к деньгам. Составьте временной бюджет, в котором подробно опишите, как вы проводите часы в течение недели. Разделите время на фиксированное время («должны сделать») и произвольное время («хочу сделать»).
Попробуйте отсрочить время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками. Не концентрируйтесь на “оставшихся минутах”.
Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения любой задачи оцените, сколько времени, по вашему мнению, это могло бы занять и сколько времени это заняло на самом деле.
Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете прямо сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи проекта повлияют на задачи следующей недели?).
Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на какое-то действие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет его завершение или незавершенность и т. д.)
Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют углубленного изучения и непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью. Это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.
Расставьте приоритеты в деятельности и обязательствах. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия: срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия.
Задачи, которые являются одновременно срочными и важными должны быть сделаны в первую очередь.
Используйте приложение-календарь. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, не откладывая на потом. Обозначайте в календаре сферы жизни разными цветами (например, работа, школа, жизнь и т. д). Так вы будете знать, куда уходит ваше время и корректировать его.
Расписание защищенного времени. Обозначьте даты в календаре, планы на которые у вас не поменяются ни при каких условиях. Так у вас появится гарантированное время для семьи и себя.
Перестаньте недооценивать свой труд старания. При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать мнение о ваших временных затратах. Мы уверены, вы получите много восхищений.
Попробуйте разбивать цели на более мелкие. Когда вы изо всех сил пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели и двигайтесь к ней мелкими шажками.
Развивайте навыки адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые связаны с повышенной нагрузкой, а иногда даже с кризисом. Задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.
Попробуйте привязывать новые полезные привычки к старым. Свяжите планирование с привычками, которые у вас уже есть (например, отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда вы садитесь ужинать).
Используйте метод спринтов. Когда задачи кажутся непосильными, прилагайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени. Помните, что выгода должна превышать затраты при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
Не будьте “скупердяем по напоминаниям”. Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. д. Поэтому есть смысл разово потратиться на ПРО версию хорошего приложения, чем потратить время на изучение никчёмных.
Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Представляя конечный результат, подумайте о лучших и худших сценариях. Думать только о хорошем — заранее провальная тактика.
Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы, чаще ставьте режим «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Путь к продуктивному тайм-менеджменту начинается с того, понимания того, что нужно лучше управлять своими собственными усилиями и расставить приоритеты в жестких жизненных рамках. Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений. Начните с оценки и развития ваших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное спонтанное решение испортит все ваши планы.

Заключение

Когда вы поймете причинно-следственные связи своего поведения, вы станете более сосредоточенным и сделаете больше за меньшее время. Чтобы это сделать, нужно познакомиться с собой поближе, узнать, где скрывается ваша продуктивность и под каким воздействием вы принимаете решения. Это позволяет сделать научный подход — изучение Системы Дизайн Человека.

С помощью составленной рейв-карты, вы узнаете, что управление временем требует ежедневной практики, расставления приоритетов и их организации задач таким образом, чтобы можно было сэкономить время и достичь большего. Используйте описанные выше стратегии в течение нескольких недель и посмотрите, помогут ли они вам. Вы можете быть удивлены, насколько больше времени у вас появится и будете использовать каждую прожитую минуту с пользой и глубоким осознанием.