Затягивание проекта, смещение сроков и бесконечный список дел, который, кажется, становится только длиннее с каждым днем - все это слишком часто встречается как в личной жизни, так и на работе. Чтобы научиться всё успевать, без ущерба себе любимому, нужно освоить тайм-менеджмент.
Почему тайм-менеджмент важен для эффективной работы?
Уже ни раз было доказано, что оптимизация личного времени способна повысить эффективность работы в 2 раза! Существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды.
Три конкретных навыка отделяют успех от провала в тайм-менеджменте:
- Осведомленность: реалистичное мышление о своем времени, понимание его пределов.
- Организация: разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
- Адаптация: отслеживание использования времени при выполнении действий.
Почему практика тайм-менеджмента в 9 из 10 случаев оказывается провальной?
Все три вышеописанных навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем. Только составление расписания и планирование не поможет стать эффективным. Обязательно нужно уделять внимание всем 3 пунктам. Это объясняет, почему большинство тех, кто осваивал тайм-менеджмент так и не добились успеха. Они просто никогда по-настоящему не продвигались к тому, чтобы стать отличными менеджерами своего времени.
Совершенно неправильно делать упор на отслеживание своего времени и забывать об организации процессов. С другой стороны осведомленность и адаптацию невозможно развить без прямого вмешательства. Навыки осознания помогают понять, насколько часто вы откладываете дела на потом, а навыки адаптации показывают, как хорошо вы умеете расставлять приоритеты.
Данные научных исследований показали, что стремление к многозадачности на самом деле не связано с навыками управления временем. Поэтому, все кто пытался сделать больше за ограниченный срок “выгорали” и бросали тайм-менеджмент на полпути.
Также многие переоценивают свои силы и возможности в управлении временем. Менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Самооценка, как правило, составляет лишь 2% различий от фактических навыков управления временем. Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями ученых об отсутствии у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерских качеств.
Как улучшить свои навыки управления временем
Глубокое погружение в свои текущие уровни навыков — единственный способ понять, как управлять временем.
Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на продуктивный тайм-менеджмент:
- Развивайте точное самосознание своих навыков тайм-менеджмента. Этого можно достичь с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от окружающей общественности (коллег или начальства), установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.
- Признайте, что предпочтения имеют то же значение, что и ваши возможности Осознание своих предпочтений, стремление к многозадачности или проактивности, могут указать два путь. по которому нужно двигаться. Нужно стремиться к тому, чтобы ваши усилия в направлении тайм-менеджмента не противоречили существующим привычкам. Помните, что навыки являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают скорейший результат поставленной цели.
- Расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это кажется очевидным, ключевой момент здесь — избегать самосовершенствования, и “распыления” усилий по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты, сосредоточившись на насущных потребностях.
- Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры.
Важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики — не конечная цель. - Развитие навыков осведомленности. Делать что-то хорошо, не значит делать это быстро. Нельзя стремиться только к скорости, нужно делать упор на качество. В общем и целом, эти два момента имеют решающее значение. Стремление к скорости ради без улучшения качества контрпродуктивно и наоборот.
- Найдите время максимальной производительности. Разбейте свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
- Относитесь к своему времени, как к деньгам. Составьте временной бюджет, в котором подробно опишите, как вы проводите часы в течение недели. Разделите время на фиксированное время («должны сделать») и произвольное время («хочу сделать»).
- Попробуйте отсрочить время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками. Не концентрируйтесь на “оставшихся минутах”.
- Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения любой задачи оцените, сколько времени, по вашему мнению, это могло бы занять и сколько времени это заняло на самом деле.
- Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете прямо сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи проекта повлияют на задачи следующей недели?).
- Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на какое-то действие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет его завершение или незавершенность и т. д.)
- Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют углубленного изучения и непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки — это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью. Это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.
- Расставьте приоритеты в деятельности и обязательствах. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
- Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — взаимосвязанные, но разные понятия: срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия.
Задачи, которые являются одновременно срочными и важными должны быть сделаны в первую очередь.
- Используйте приложение-календарь. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это немедленно, не откладывая на потом. Обозначайте в календаре сферы жизни разными цветами (например, работа, школа, жизнь и т. д). Так вы будете знать, куда уходит ваше время и корректировать его.
- Расписание защищенного времени. Обозначьте даты в календаре, планы на которые у вас не поменяются ни при каких условиях. Так у вас появится гарантированное время для семьи и себя.
- Перестаньте недооценивать свой труд старания. При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать мнение о ваших временных затратах. Мы уверены, вы получите много восхищений.
- Попробуйте разбивать цели на более мелкие. Когда вы изо всех сил пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели и двигайтесь к ней мелкими шажками.
- Развивайте навыки адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые связаны с повышенной нагрузкой, а иногда даже с кризисом. Задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.
- Попробуйте привязывать новые полезные привычки к старым. Свяжите планирование с привычками, которые у вас уже есть (например, отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда вы садитесь ужинать).
- Используйте метод спринтов. Когда задачи кажутся непосильными, прилагайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
- Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени. Помните, что выгода должна превышать затраты при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
- Не будьте “скупердяем по напоминаниям”. Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. д. Поэтому есть смысл разово потратиться на ПРО версию хорошего приложения, чем потратить время на изучение никчёмных.
- Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Представляя конечный результат, подумайте о лучших и худших сценариях. Думать только о хорошем — заранее провальная тактика.
- Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы, чаще ставьте режим «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.
Путь к продуктивному тайм-менеджменту начинается с того, понимания того, что нужно лучше управлять своими собственными усилиями и расставить приоритеты в жестких жизненных рамках. Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений. Начните с оценки и развития ваших основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное спонтанное решение испортит все ваши планы.
Заключение
Когда вы поймете причинно-следственные связи своего поведения, вы станете более сосредоточенным и сделаете больше за меньшее время. Чтобы это сделать, нужно познакомиться с собой поближе, узнать, где скрывается ваша продуктивность и под каким воздействием вы принимаете решения. Это позволяет сделать научный подход — изучение Системы Дизайн Человека.
С помощью составленной рейв-карты, вы узнаете, что управление временем требует ежедневной практики, расставления приоритетов и их организации задач таким образом, чтобы можно было сэкономить время и достичь большего. Используйте описанные выше стратегии в течение нескольких недель и посмотрите, помогут ли они вам. Вы можете быть удивлены, насколько больше времени у вас появится и будете использовать каждую прожитую минуту с пользой и глубоким осознанием.